Ekstranet -järjestelmästä luopuminen
Kun FINAS luopuu nykyisestä järjetelmästä on aineiston laajuutta arvioitu ja myös aineistopyyntöä päivitetty. Aineistopyyntöön on lisätty ohjaavia kysymyksiä, joilla kartoitetaan asiakkaan toiminnassa tapahtuvia muutoksia ja näiden pohjalta voidaan arviointien kohdennusta tehdä entistä selkeämmin perustein. Jatkossa valmistautumiseen pyydettävät aineistot on pyritty rajaamaan siten, että osaan aiemmin pyydettyyn aineistoon kuten riskiarviointeihin ja henkilöstön tietoihin tutustutaan ainoastaan arviointikäynnillä.
Asiakkaat voivat toimittaa aineistoa arviointiryhmälle jatkossa itse valitsemallaan tavalla:
- Aineiston toimittamiseen voi käyttää ilmaisia tai maksullisia dokumenttien välitysohjelmia
- Myös pääsy asiakkaan omaan järjestelmään on mahdollinen tapa välittää järjestelmän tietoa arviointiryhmälle
- Sähköpostilla (tietoturvallisuusnäkökulmasta tämä ei ole suositeltava tapa)
Erityyppisissä välitystavoissa on huomioitava, että arviointiryhmä saa selkeät ohjeet, miten he näkevät aineistopyynnön mukaiset tiedot, jos niistä ei ole selkeitä dokumentteja olemassa (erityisesti jos annetaan oikeus asiakkaan omaan järjestelmään). Asiakas itse vastaa jatkossa toimittamisen tietoturvallisuudesta. FINAS ei välitä asiakkaan aineistoja eteenpäin.
Tietojen luottamuksellinen käsittely
FINAS toimii Tiedote 2:ssa kuvattujen periaatteiden mukaisesti ja pitää arviointiprosessin aikana saadut dokumentit ja tiedot luottamuksellisina. On syytä huomioida, että asiakkaan toimittaessa tietoaineistoa (arvioinnin aineistoa) on toimittamisen luottamuksellisuus jatkossa asiakkaan vastuulla. Asiakkaan toimittaessa FINASille aineistoa, sen käsittely on FINASin vastuulla vasta sitten, kun FINAS on sen vastaanottanut. Asiakkaat voivat halutessaan lähettää tietoa suojaamattomana, sillä lähetys on asiakkaan vastuulla.
Tiedote 2 tullaan päivittämään lähiaikoina vastaamaan nykyisiä käytäntöjä, kun Ekstranet poistuu käytöstä. Jatkossa FINAS tiedottaa ja ohjaa ulkopuolisia arvioijia siitä, miten tietoaineiston kanssa tulee toimia uusien menettelytapojen myötä. Kuten nykyisin myös jatkossa ulkopuolinen arvioija ohjeistetaan tuhoamaan kaikki hallussaan olevat arviointiprosessiin liittyvät aineistot tietoturvallisesti. FINAS tulee jatkossa toimittamaan luottamukselliset dokumentit salatulla sähköpostilla. Myöhemmin prosessiin liittyvät dokumentit tullaan välittämään kehitteillä olevan sähköisen asiointijärjestelmän kautta.
Aikataulu
Testauslaboratorioiden (17025) uudistettu aineistopyyntölomake on otettu käyttöön ja se on päivitetty FINASin verkkosivuille. Muiden toimialojen aineistopyynnöt päivitetään syksyn aikana. Ekstranetistä luovutaan 1.12.2024 alkaen. Jos aineiston toimitusaika ajoittuu tuon päivämäärän jälkeen, asiakas toimittaa aineiston itse valitsemallaan tavalla koko arvioijaryhmälle.