Puolueettomuus ja riippumaattomuus
Puolueettomuus ja riippumattomuus ovat toiminnan uskottavuuden kannalta keskeisiä periaatteita. Akkreditointitoiminnassa noudatettavat puolueettomuus- ja riippumattomuusvaatimukset perustuvat kansainvälisiin vaatimusstandardeihin sekä arvioitavaa toimintaa koskevaan lainsäädäntöön.
Useammassa akkreditointistandardissa on asetettu vaatimuksia puolueettomuudelle (impartiality). Riippumattomuus (independence) on keskeisessä roolissa tarkastuslaitosten akkreditointivaatimuksia ja tarkastuslaitosten tyypin määrittelyä. Riippumattomuuteen viitataan myös ilmoitettujen laitosten vaatimusten osalta useissa EU:n asetuksissa/direktiiveissä. Riippumattomuus vahvistaa myös puoluettomuutta, joten voidaan ajatella, että riippumaton toiminta on yksi elementti puolueettomuutta.
SFS-EN ISO/IEC 17000:2020 sanastostandardin selitykset puolueettomuudelle ja riippumattomuudelle.
· Puolueettomuus
objektiivisuus, joka koskee vaatimustenmukaisuuden arviointitoiminnan tulosta
Huom. Objektiivisuus voidaan ymmärtää ennakkokäsitysten, eturistiriitojen tai aseman aiheuttaman esteellisyyden puuttumisena.
· Riippumattomuus
toisen henkilön tai organisaation vaikutusvallan tai määräysvallan ulkopuolella oleminen
Esim. Vaatimustenmukaisuuden arviointielin voi olla riippumaton suhteessa henkilöön, joka on vaatimustenmukaisuuden arviointikohde, tai organisaatioon, joka tuottaa vaatimustenmukaisuuden arviointikohteen.
Riippumattomuuden käsite:
Riippumattomuuden turvaamiseen vaadittavat toimenpiteet vaihtelevat toimialan ja tehtävän mukaan. Riippumattomuus tarkoittaa ensisijaisesti mahdollisia sidoksia ulkopuolisiin tahoihin, jotka voivat vaikuttaa päätöksiin. Se tarkoittaa myös rakenteita ja organisaatiota, jotka mahdollistavat vapaan toiminnan.
Tarkastuslaitoksissa toimintaympäristö määrittää, miten riippumattomuus varmistetaan. Riippumattomuusvaatimusten suhteen tarkastuslaitokset on jaettu kahteen eri tyyppiin.
- Tyyppi A: Täysin riippumaton kaikista tarkastettavista kohteista ja osapuolista ("kolmas osapuoli")
- Muu kuin tyypin A riippumattomuus: toimintaympäristöstä johtuen tyypin A riippumattomuusvaatimukset eivät täyty, esim. tarkastuksia tehdään omalle emo-organisaatiolle. Tarkastuslaitoksen tulee varmistaa tarkastustoiminnan vastuiden riittävä erottaminen muista toiminnoista.
A-tyypin tarkastuslaitos ei voi riskianalyysillä vähentää riippumattomuusriskejä. Riippumattomuus täytyy aina olla varmistettu, eikä A-tyypin vaatimukset saa vaarantua riippumattomuusriskeillä.
Tarkastuslaitokset voivat toimia vapaaehtoisella sektorilla tai tehdä laki-
sääteisiä tehtäviä, jolloin niiden asema määräytyy ao. lainsäädännön mukaan.
Sertifiointiorganisaatiot ovat lähtökohtaisesti riippumattomia kolmannen osapuolen toimijoita ja toimivat pääsääntöisesti vapaaehtoisella sektorilla, mutta voivat toimia säädellyllä sektorilla esim. ilmoitettuna laitoksena. Sertifiointiorganisaatiot tekevät tuotteiden, henkilöiden tai järjestelmien arviointia yleensä peilaten kohdetta standardien antamaa mallia vasten. Sertifiointiorganisaatioilla tulee olla menettely, jossa sidosryhmien osallistuminen puolueettoman toiminnan varmistamiseen on huomioitu (esim. puolueettomuutta/riippumattomuutta valvova toimikunta).
Todentajaorganisaatiot rinnastetaan kolmannen osapuolen toimijoihin riippumattomuusvaatimusten osalta. Puolueettomuuden varmistamiseksi ja eturistiriitojen tunnistamiseksi todentajaorganisaatiolla tulee olla menettely, jossa sidosryhmien osallistuminen puolueettoman toiminnan varmistamiseen on huomioitu (esim. puolueettomuutta/riippumattomuutta valvova toimikunta).
Testaus- ja kalibrointitoiminnassa puolueettomuuden varmistaminen tähtää ensisijaisesti tulosten koskemattomuuden varmistamiseen. Joissain tapauksissa testauslaitoksiltakin edellytetään kuitenkin riippumatonta kolmannen osapuolen asemaa esimerkiksi sen toimiessa ilmoitettuna laitoksena.
Vertailumittausjärjestäjät tuottavat ulkoisia pätevyyskokeita laboratorioille ja tarkastuslaitoksille. Toiminnassa asiakkaiden tuloksia käsitellään puolueettomasti ja riippumattomasti. Toiminnan erityispiirteenä on ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttö erilaisissa tehtävissä vertailumittauskierroksilla. Näiden asiantuntijoiden puolueettomuuden varmistaminen on tärkeää.
Puolueettomuuden käsite
Riippumattomuus luo edellytykset puolueettomuudelle, mutta puolueettomuus on mahdollista myös ilman täydellistä riippumattomuutta. Tällöin toimijan tulee pystyä toimimaan objektiivisesti. Riippumaton toiminta vahvistaa myös toiminnan puolueettomuutta.
Puolueettomuus on keskeinen tekijä luottamuksen rakentamisessa. Lähtökohtana tulosten oikeellisuudelle on pätevä toiminta. Puolueetonta osapuolta käytetään, kun halutaan varmistaa tai osoittaa toiminnan tulosten oikeellisuus ja luotettavuus. Esimerkkejä tästä ovat ulkopuolisen testauslaitoksen käyttö tuotteen vaatimusten täyttymisen osoittamisessa, ilmoitettujen laitosten osuus vaatimustenmukaisuuden osoittamisessa tai sertifiointiorganisaation varmennus yrityksen laatujärjestelmän standardinmukaisuudesta.
Vaatimustenmukaisuuden arviointia tehdään, jotta kaikenlaisen toiminnan
eri osapuolet (palveluntuottaja, asiakas, tulosten käyttäjä, muut ulkopuoliset tahot) voivat luottaa toisiinsa. Vaatimustenmukaisuuden arvioijien halutaan siksi olevan puolueettomia arvioinnin kohteista ja muista toimintaan osallistuvista. Tästä syystä myös useimmissa akkerditointistandardeissa on asetettu vaatimuksia puolueettomuudelle ja sen riskien tunnistamiselle.
Perinteisesti puolueettoman osapuolen toiminta on yhdistynyt turvallisuuteen tai ympäristöön liittyvien vaatimusten täyttämiseen, esimerkiksi elintarvikkeiden testaus, uimavesien puhtaus, päästöjen määrä voimaloissa tai hissien tarkastus. Puolueetonta osapuolta käytetään myös varmentamaan tietojen oikeellisuutta (todentajat), esimerkiksi kasvihuonekaasujen päästötietoja tai uusiutuvan energian osuutta sähköntuotannossa.
Yksinkertaisimmillaan puolueettomuus tulee esiin tuotantolaitoksessa, jossa testaus tehdään erillään tuotannosta. Tällöin testaus tuotannosta erotettuna toimintana varmistaa omien vaatimusten täyttymisen. Toisessa ääripäässä on täysin puolueeton ja riippumattoman kolmannen osapuolen toimenpide, jota edellytetään lainsäädännössä tai halutaan käyttää vapaaehtoisesti. Esimerkkeinä tästä ovat säädellyllä sektorilla ilmoitettujen laitosten toiminta ja A-tyypin tarkastuslaitosten toiminta ja vapaaehtoisella sektorilla sertifiointitoiminta.
Viranomaistehtäviä on tietyiltä osin siirretty kaupallisille toimijoille tai muutoin viranomaisorganisaation ulkopuolelle. Tällaiset toimijat hoitavat julkista hallintotehtävää, ja ne rinnastetaan osittain viranomaisiin mm. niitä koskevien vaatimusten osalta. Toimijalta edellytetään paitsi riittävää pätevyyttä myös puolueettomuuden tarkastelua ja osoittamista. Esimerkkeinä tällaisista toimijoista ovat tarkastuslaitokset kuten hissien tarkastuslaitokset sekä ajoneuvopuolen hyväksytyt asiantuntijat, päästökauppatodentajat ja ilmoitetut laitokset.
Kun organisaatiot tekevät lakisääteisiä tehtäviä, niiden toimintaan kohdistuu osin samat vaatimukset kuin viranomaisen toimintaan. Tällöin lainsäädännön määrittelemät tehtävät ja muut siihen liittyvät toiminnot on toteutettava nou-dattaen julkisen hallintotehtävän suorittamiseen liittyviä vaatimuksia (esim. hallintolaki, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, arkistolaki, kielilaki,
laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa, rikoslain virkarikoksia
koskeva luku).
Uusia haasteita puolueettomuuden ja riippumattomuuden arvioinnille tuo yritysten kansainvälistyminen ja siihen liittyvät sidokset sekä toisaalta myös pienet organisaatiot, joissa puolueettomuuden tarkastelu kohdistuu henkilötasoisiin suhteisiin.
Puolueettomuuden keskeiset elementit
FINASin arvioinneissa esille tulleita tai potentiaalisia riskejä on esitetty alla. On huomioitava, että riippuen arvioitavasta toiminnasta mahdollisia riskejä voidaan pienentää erilaisilla toimenpiteillä.
Laboratoriot
- henkilöstön muut tehtävät
- tuotannon tai muun toiminnon aiheuttamat paineet
- asiakkuuteen kytkeytyviä paineita
- kytketyt alihankinnat
- konsultointi
Tarkastuslaitokset
- organisaation ja henkilöstön muut tehtävät (suunnittelu, konsultointi, kunnossapito)
- omistajuus (esim. erillinen yhtiö, mutta tuotteen valmistajan omistuksessa)
- sopimussidonnaisuudet (yhteistyö esim. huoltofirman kanssa)
- alihankinnan järjestelyt (epäselvät vastuunjaot)
- ulkopuolisten resurssien käyttö (työsuhteet, fyysiset etäisyydet)
Sertifiointiorganisaatiot
- koulutustoiminta (asiakaskohtaisesti räätälöity koulutus)
- merkittävä ulkopuolisten resurssien käyttö ja näiden henkilöiden sidokset
- konsultointi (asiakkaan etua palvelevaa toimintaa – voi olla ristiriidassa riippumattoman toiminnan kanssa)
- palkkion maksaminen uusista asiakkaista
- sisäisten auditointien tekeminen asiakkaiden puolesta
Todentajaorganisaatiot
- organisaation tai henkilöstön muut tehtävät kuten suunnittelu- tai asiantuntijatehtävät
- taloudelliset tai muut paineet (toiminnalla suuri taloudellinen merkitys ja asiakkaat ovat isoja yhtiöitä)
- konsultointi (asiakkaan etua palvelevaa toimintaa – voi olla ristiriidassa riippumattoman toiminnan kanssa)
- asiakkuuteen liittyvät riskit (asiakkuuden tärkeys muussa toiminnassa)
Vertailumittausjärjestäjät
- organisaation tai henkilöstön muut tehtävät
- merkittävä ulkopuolisten resurssien käyttö ja näiden henkilöiden sidokset
- aikataulujen aiheuttamat paineet
- alihankinnan järjestelyt
Puolueettomuuden arviointi
Puolueettomuus koostuu useista elementeistä, ja riskitarkastelussa tuleekin huomioida erityyppisiä puolueettomuuteen vaikuttavia riskejä.
Tarkastelussa on myös huomioitava, miltä toiminta näyttää ulospäin ja että toimintaan ei kohdistu epäilyjä puolueettomuuden toteutumisesta. Oman tietämyksen ja kokemuksen lisäksi toiminnan on näytettävä myös ulkopuoliselle puolueettomalta. Pelkkä epäily puolueettomuudesta voi heikentää luottamusta, vaikka todellista ongelmaa ei olisikaan.
Keskeisenä arviointiperiaatteena voidaan pitää toimijan itse tekemää riskinarviointia. Riskinarvioinnissa toimija osoittaa tunnistaneensa toimintansa puolueettomuuteen liittyvät olennaiset riskit. Sen jälkeen arvioidaan, onko puolueettomuuteen liittyvä riski hyväksyttävissä vai onko ryhdyttävä varotoimiin riskin pienentämiseksi tai poistamiseksi. Tämän jälkeen päätetään sovellettavista varotoimista riskien pienentämiseksi hyväksyttävälle tasolle. Toimijoilla tulee olla mekanismit, joilla ne jatkuvasti varmistavat, ettei sisäisten ja ulkopuolisten resurssien tai alihankkijoiden sidoksiin liity puolueettomuusriskiä.
Ohessa käydään läpi erityyppisiä puolueettomuuden ja riippumattomuuden ilmentymisiä ja miten niiden riskejä voidaan tunnistaa ja arvioida.
Organisatorinen puolueettomuus ja riippumattomuus
Tarkasteltavat asiat
- Organisaation rakenne
- Johtamisjärjestelmä ja komentoketjut
- Omistussuhteet
Tarkoituksena on varmistaa, ettei organisatorisesti ole sellaisia sidoksia, jotka vaarantavat objektiivisuuden. Toimijan tulee säilyttää itsenäisyys tehtäviin liittyvässä päätöksenteossa. Organisaation sisällä olevat eri toiminnot tulee olla eriytetty niin, ettei toiminnan riippumattomuus ja puolueettomuus vaarannu.
Missä määrin organisaatio on organisatorisesti erillinen arvioitavasta kohteesta? Onko toiminnalla yhteisiä johtajia, markkinointia tai muuta resurssia muiden organisaation toimintojen kanssa (onko nämä muut toiminnat ristiriidassa arvioidun toiminnan kanssa tai ns. kiellettyjä toimintoja)?
Toiminnallinen puolueettomuus
Tarkasteltavat asiat
- Palveluiden eriytys
- Henkilöstön tehtäväjako
- Resurssipula ja siitä johtuvat useat roolit
- Hinnoittelu ja sopimuskäytännöt
Tarkoituksena on varmistaa, että akkreditoinnin kohteena oleva toiminta on selkeästi erotettu muusta toiminnasta (esim. myynti, markkinointi, konsultointi), joka voi vaarantaan objektiivisuuden. Tietyillä sektoreilla (esim. sertifiointitoiminnassa) edellytetään, että arvioinnissa varmistetaan myös sidosryhmien osallistuminen riippumattomuuden varmistamiseen.
Onko toiminta selkeästi erotettu organisaation muista palveluista? Voiko vaatimustenmukaisuuden arvioinnin tuloksiin vaikuttaa asiakas- tai sopimussuhde? Onko henkilöillä useita rooleja organisaatiossa (esim. auditointi ja konsultointi)? Onko hinnoittelu läpinäkyvää?
Tarkastuslaitoksen sopimusmenettelyissä tulee varmistaa, onko tarkastuslaitos vastuussa sopimuskumppanille vai suoraan laitteen haltijalle? Raportoiko tarkastuslaitos tarkastuksista jotain sopimuskumppanille vai pelkästään laitteen haltijalle? Miten toimitaan, jos laitteen haltija valittaa tarkastuksesta? Miten asiakkaalle on tehty selväksi, että tarkastus tehdään puolueettomasti, vaikka se onkin osa kokonaissopimusta? Varsinkin silloin, jos sopimuksessa lukee, että tarkastus on alihankittu.
Talouteen liittyvät riskit
Tarkasteltavat asiat
- Rahoituslähteet
- Taloudellinen riippuvuus tietyistä asiakkaista
- Hinnoittelumekanismit
Tarkoituksena on varmistaa, että toimijan taloudelliset sidonnaisuudet tai riippuvuudet eivät vaikuta vaatimustenmukaisuuden arvioinnin lopputulokseen tai asiakkaiden tasapuoliseen kohteluun.
Toimijan toiminnasta saatavilla tuotoilla tulisi kattaa toiminnan kustannukset. Toiminta ei ole tällöin riippuvainen organisaation muista toiminnoista. Uudessa toiminnassa saatetaan kuitenkin tarvita rahoitusta toiminnan aloittamiseksi. Toimijalla tulee tässä tapauksessa olla suunnitelma taloudellisen riippumattomuuden saavuttamiseksi.
Katetaanko toiminnan kustannukset suoraan sen tuloilla? Onko hinnat epätavallisen alhaiset? Kuinka suuri osa toiminnan tuloista tulee yhdeltä asiakkaalta? Onko palkitseminen sidottu asiakashankintaan, työn määrään tai lopputulokseen?
Henkilötason puolueettomuus
Tarkasteltavat asiat
- Henkilökohtaiset suhteet
- Aiemmat tehtävät tai työsuhteet arvioinnin kohteessa
- Kaksoisroolit
- Pitkäaikaiset tai tiiviit suhteet asiakkaaseen
Tärkeimpänä kohtana on varmistaa, että henkilö ei testaa, tarkasta tai sertifioi oman työnsä tulosta. Lisäksi tarkoituksena on varmistaa, ettei henkilöillä ole henkilökohtaisia sidoksia ja että henkilöt toimivat järjestelmän mukaisesti ja tekevät itsenäisiä päätöksiä.
Pitkään jatkunut tai läheinen suhde asiakkaaseen luo riskin aiheuttaa liian myönteisen suhtautumisen tai liiallisen luottamuksen asiakkaan antamiin tietoihin ja objektiivisuuden puuttumisen.
Onko henkilöllä aiempaa työhistoriaa tai henkilökohtaisia suhteita vaatimustenmukaisuuden arvioinnin kohteeseen? Osallistuuko henkilö muihin tehtäviin organisaatiossa, jotka voivat vaarantaa riippumattomuuden? Onko jääviyksiä tunnistettu ja dokumentoitu?
Ulkoinen paine ja asiakassuhderiskit
Tarkasteltavat asiat
- Asiakkaan vaikutusvalta, painostus, uhkailu
- Pitkäaikaiset asiakassuhteet
- Ulkopuolisten resurssien käyttö
- Mediapaine tai julkinen odotus
Tarkoituksena on tunnistaa organisaation ulkopuolelta tulevat mahdolliset vaikutusuhat ja arvioida niiden riskejä toiminnan puolueettomuudelle.
Onko asiakas merkittävä liiketoimintakumppani muussa toiminnassa? Voiko pitkä yhteistyösuhde vaikuttaa objektiivisuuteen? Käytetäänkö alihankkijoita tai ulkopuolisia asiantuntijoita? Miten heidän puolueettomuutensa varmistetaan?
Operatiiviset ja prosesseihin liittyvät riskit
Tarkasteltavat asiat
- Menettelyt tasapuolisuuden varmistamiseksi
- Reklamaatioiden käsittely
- Asiakaspalaute
- Vakiintumattomat käytännöt
Tarkoituksena on arvioida, kohteleeko toimija kaikkia asiakkaita yhdenvertaisesti ja objektiivisesti.
Miten varmistetaan, että kaikki asiakkaat saavat samanlaisen kohtelun? Onko olemassa dokumentoituja menettelyjä puolueettomuuden varmistamiseen? Onko asiakkailta saatu palaute käsitelty järjestelmällisesti? Ohjaako prosessi työtä yhtenevästi eikä ole henkilöriippuvaisia menettelytapoja? Onko tulokset samoja riippumatta tekijästä?